A inteligência artificial e as ferramentas de automação estão cada vez mais presentes na rotina das empresas. Mas isso não significa que toda atividade precise ser automatizada.
Na prática, uma das primeiras perguntas deveria ser:
Qual tarefa está consumindo tempo da equipe sem exigir, necessariamente, que uma pessoa faça todo o trabalho manualmente?
Responder a essa pergunta ajuda a encontrar boas oportunidades de automação.
O Sebrae destaca justamente o uso da IA e da automação para reduzir tarefas repetitivas, organizar processos e aumentar a produtividade das empresas. Loja Sebrae Bahia
O que significa automatizar uma tarefa?
Automatizar significa utilizar uma ferramenta ou sistema para executar, total ou parcialmente, uma atividade que antes dependia de uma ação manual.
Isso pode acontecer, por exemplo, em tarefas como:
- envio de mensagens;
- organização de informações;
- atualização de planilhas;
- geração de relatórios;
- lembretes;
- follow-ups;
- triagem de informações;
- movimentação de dados entre sistemas.
A automação não precisa necessariamente eliminar a participação humana.
Em muitos casos, ela simplesmente retira da equipe a parte repetitiva da atividade, permitindo que as pessoas se concentrem em tarefas que exigem análise, relacionamento e tomada de decisão.
Quais tarefas devem ser automatizadas primeiro?
Nem toda atividade é uma boa candidata à automação.
Uma forma mais estratégica de começar é procurar tarefas que apresentem algumas características.
1. Tarefas repetitivas
Esse é provavelmente o ponto de partida mais simples.
Se uma pessoa realiza a mesma atividade dezenas ou centenas de vezes, seguindo praticamente o mesmo padrão, existe uma oportunidade de avaliar a automação.
Exemplos:
- enviar confirmações;
- organizar dados;
- preencher informações;
- gerar documentos;
- enviar lembretes.
Quanto mais repetitiva a tarefa, maior tende a ser o potencial de ganho de tempo.
2. Tarefas que consomem muito tempo
Uma atividade não precisa acontecer centenas de vezes para ser um problema.
Se ela exige horas da equipe toda semana, vale analisar se parte dela poderia ser automatizada.
Imagine, por exemplo, um relatório que exige reunir informações de diferentes planilhas todos os dias.
Talvez o problema não esteja no relatório em si, mas na forma como os dados são coletados.
Antes de automatizar, portanto, é importante entender o processo.
3. Tarefas com regras bem definidas
Quanto mais previsível for a atividade, mais fácil tende a ser identificar possibilidades de automação.
Por exemplo:
“Quando acontecer X, realizar Y.”
Esse tipo de lógica pode ser aplicado em diferentes processos administrativos e operacionais.
Já atividades que exigem julgamento, negociação ou análise contextual precisam ser avaliadas com mais cuidado.
4. Tarefas que geram erros manuais
Algumas atividades são simples, mas exigem atenção constante.
Quando uma equipe precisa copiar informações de um sistema para outro repetidamente, por exemplo, podem surgir erros de digitação, informações duplicadas ou dados desatualizados.
A automação pode reduzir esse tipo de falha quando o processo estiver bem estruturado.
5. Tarefas que atrasam outras atividades
Esse é um ponto importante.
Às vezes, uma pequena tarefa manual acaba criando um gargalo em um processo inteiro.
Por exemplo:
Cadastro → conferência → aprovação → execução
Se o cadastro demora dois dias porque depende de uma atividade manual, todas as etapas seguintes podem ser afetadas.
Nesse caso, automatizar aquela etapa pode melhorar o fluxo como um todo.
O que não deve ser automatizado imediatamente?
Automatizar por automatizar pode criar novos problemas.
Algumas atividades exigem:
- julgamento humano;
- negociação;
- criatividade;
- empatia;
- tomada de decisão;
- análise de situações específicas;
- relacionamento com clientes ou colaboradores.
Isso não significa que essas atividades nunca possam utilizar tecnologia.
Significa que a automação deve apoiar o trabalho humano, e não substituir indiscriminadamente atividades que dependem de contexto.
O próprio Sebrae recomenda combinar automação com atendimento humano quando necessário e acompanhar os resultados reais depois da implementação. Sebrae
Antes de automatizar, revise o processo
Existe um erro comum:
automatizar um processo ruim.
Imagine que uma empresa possui cinco etapas desnecessárias para aprovar uma solicitação.
Automatizar essas cinco etapas não resolve o problema.
A empresa apenas terá um processo ruim funcionando mais rapidamente.
Por isso, a sequência mais adequada é:
Entender → Mapear → Simplificar → Automatizar → Acompanhar
Primeiro, é necessário entender como o processo funciona.
Depois, identificar gargalos, retrabalho e etapas desnecessárias.
Só então faz sentido avaliar o que pode ser automatizado.
Como identificar uma boa oportunidade de automação?
Sua empresa pode começar fazendo um levantamento simples.
Para cada atividade, pergunte:
Essa tarefa é repetitiva?
Quanto tempo a equipe gasta com ela?
Ela segue regras previsíveis?
Ela gera erros ou retrabalho?
Depende de copiar informações manualmente?
A tarefa atrasa outras etapas?
É necessário julgamento humano para executá-la?
Quanto mais respostas positivas você encontrar nas primeiras perguntas, maior pode ser o potencial de automação.
Automação não é apenas uma questão de tecnologia
Escolher uma ferramenta é apenas uma parte do processo.
A empresa também precisa entender:
- qual problema pretende resolver;
- quem será afetado;
- como o processo vai funcionar depois;
- quais informações precisam ser integradas;
- quem será responsável pelo acompanhamento;
- como o resultado será medido.
Por isso, automação e gestão de processos estão diretamente relacionadas.
Uma tecnologia pode ser excelente e ainda assim não gerar resultado se for aplicada ao problema errado.
Como saber se a automação deu resultado?
Depois da implementação, a empresa precisa acompanhar indicadores.
Dependendo da atividade, pode fazer sentido medir:
- tempo gasto;
- quantidade de tarefas realizadas;
- erros;
- retrabalho;
- custo;
- produtividade;
- tempo de resposta.
Por exemplo:
Antes da automação:
4 horas por semana para atualizar relatórios.
Depois:
40 minutos por semana para conferir e analisar os dados.
Nesse caso, existe uma mudança que pode ser acompanhada.
O objetivo não é substituir pessoas
Uma automação bem planejada pode fazer justamente o contrário do que muitas pessoas imaginam.
Em vez de retirar o trabalho humano, ela pode permitir que a equipe dedique mais tempo às atividades que realmente precisam de pessoas.
O avanço da IA também está aumentando a importância de competências como julgamento, liderança, criatividade e empatia nas funções mais expostas à tecnologia. PwC
Por isso, a pergunta mais interessante talvez não seja:
“O que podemos substituir?”
Mas:
“O que podemos tirar da rotina para que nossa equipe consiga fazer melhor o que realmente importa?”
Comece pequeno
Sua empresa não precisa automatizar dezenas de processos de uma vez.
Escolha uma atividade repetitiva, entenda como ela funciona atualmente, identifique o ganho esperado e faça um teste.
Depois, acompanhe o resultado.
Se funcionar, avance para outros processos.
Automação eficiente começa pela identificação correta do problema.
A Alavank ajuda empresas a mapear processos, identificar gargalos e encontrar oportunidades de melhoria e otimização na operação.
Quer entender quais processos da sua empresa podem ser melhorados? Fale com a nossa equipe.