Crescer é um dos principais objetivos de qualquer empresa. Mais clientes, mais contratos, mais funcionários e novas oportunidades representam um negócio avançando.
Mas o crescimento também pode revelar problemas que antes passavam despercebidos.
Uma atividade que era controlada facilmente começa a gerar atrasos. Informações ficam espalhadas. Mais pessoas precisam participar das decisões. Uma tarefa passa a depender de alguém específico.
Nesse momento, surge uma pergunta importante:
quais processos precisam ser organizados primeiro?
A resposta não é revisar tudo de uma vez. O mais eficiente é identificar quais processos têm maior impacto na operação e começar por eles.
Por que o crescimento exige revisar os processos?
Uma empresa pequena consegue funcionar, durante algum tempo, com conhecimentos informais.
Uma pessoa sabe como determinada tarefa funciona. Outra conhece os clientes. O gestor acompanha tudo de perto e consegue resolver problemas rapidamente.
Conforme a empresa cresce, esse modelo começa a ficar limitado.
Mais pessoas participam das atividades, os setores precisam trocar informações e o volume de trabalho aumenta.
O processo que funcionava com cinco pessoas pode não funcionar da mesma maneira com cinquenta.
Por isso, crescimento empresarial e organização de processos precisam caminhar juntos.
Quais processos devem ser priorizados?
Não é necessário começar uma grande revisão de todos os processos da empresa.
Uma boa estratégia é identificar aqueles que apresentam maior impacto ou maior risco para a operação.
1. Processos que impactam diretamente o cliente
Comece pelos processos que interferem na experiência do cliente.
Podem ser atividades relacionadas a:
- atendimento;
- vendas;
- entrega;
- prestação do serviço;
- pós-venda;
- resolução de problemas.
Se um problema nesses processos afeta diretamente o cliente, ele merece atenção.
2. Processos que geram muito retrabalho
Se uma equipe precisa refazer constantemente uma atividade, existe uma oportunidade de melhoria.
O retrabalho pode acontecer por:
- informações incompletas;
- erros de comunicação;
- falta de padrão;
- atividades duplicadas;
- falhas na conferência.
Além de consumir tempo, ele aumenta o custo da operação.
3. Processos que dependem de uma única pessoa
Esse é um dos sinais mais importantes.
Imagine que somente uma pessoa saiba realizar determinada atividade e que ninguém consiga substituí-la quando necessário.
Nesse caso, o conhecimento está concentrado no indivíduo, e não estruturado na empresa.
Documentar e padronizar esse processo reduz essa dependência.
4. Processos que envolvem vários setores
Quanto mais áreas participam de um processo, maior pode ser a possibilidade de falhas na comunicação.
Por exemplo:
Comercial → Financeiro → Operação → Atendimento
Se não estiver claro o que cada área precisa fazer e qual informação deve ser repassada, o processo pode começar a travar.
Por isso, processos que atravessam diferentes setores também devem ser analisados.
5. Processos que afetam custos, prazos ou qualidade
Alguns processos precisam de atenção porque interferem diretamente no resultado da empresa.
Se uma atividade gera:
- aumento de custos;
- atrasos;
- erros;
- reclamações;
- perda de produtividade;
ela pode estar entre as primeiras que precisam ser revisadas.
Como identificar quais processos são prioritários?
Uma forma simples de começar é criar uma lista dos principais processos da empresa e avaliar cada um considerando:
Impacto: o que acontece se esse processo falhar?
Frequência: com que frequência ele acontece?
Problemas: existem erros ou retrabalho?
Dependência: quantas pessoas sabem executá-lo?
Integração: quantos setores participam?
A partir dessas respostas, fica mais fácil identificar onde uma melhoria pode gerar maior impacto.
Organizar processos não significa burocratizar a empresa
Existe uma preocupação comum quando se fala em gestão de processos: criar documentos demais e deixar a operação mais lenta.
Mas o objetivo de estruturar um processo não é criar burocracia.
É tornar mais claro:
quem faz, o que faz, quando faz e como faz.
Um bom processo deve facilitar a execução, reduzir dúvidas e permitir que a atividade aconteça de forma mais consistente.
O que acontece quando a empresa não acompanha o próprio crescimento?
Quando os processos não evoluem junto com a empresa, alguns problemas podem aparecer:
- decisões cada vez mais centralizadas;
- aumento do retrabalho;
- dificuldade para delegar;
- informações desencontradas;
- dependência de funcionários específicos;
- dificuldade para acompanhar resultados;
- perda de produtividade.
O problema é que muitas dessas situações começam de forma silenciosa.
A empresa continua funcionando, mas passa a gastar mais tempo e energia para fazer as mesmas coisas.
Como começar a estruturar os processos?
Não é necessário tentar organizar tudo de uma vez.
Comece pelos processos mais críticos, entenda como eles funcionam atualmente, identifique os principais problemas e, a partir disso, defina como eles deveriam funcionar.
Depois, documente, padronize, valide com quem executa e acompanhe os resultados.
Processo bom não é aquele que existe apenas no papel. É aquele que funciona na prática.
Crescimento exige estrutura
Conforme a empresa cresce, aumenta também a necessidade de transformar conhecimento individual em estrutura organizacional.
Revisar processos ajuda a empresa a reduzir dependências, melhorar a execução e criar condições para continuar crescendo sem aumentar a complexidade na mesma proporção.
Se você percebe que sua empresa cresceu, mas a operação ficou mais difícil de controlar, talvez seja hora de olhar para os processos.
A Alavank ajuda empresas a mapear, organizar e melhorar processos de forma alinhada à realidade de cada negócio.
Fale com a nossa equipe.